Wat denkt Veenhof nu?

Toen Trump verkozen werd voelde ik me slecht. Het voelde als een plotseling overlijden van iemand in je omgeving. Zoals het verdriet na een overlijden slijt sleet dit gevoel ook. Ik dacht het zal wel meevallen….

Toen kwam kwam de inauguratie en de “America first” speech. Ook dat voelde slecht. Het voelde als een slechte superhelden film waarin de eerste 25 minuten een slechte man aan de macht komt en uiteindelijk de tanks door de straten rijden. Dan komt de superheld…  Maar het is geen film. Ik weet niet of ik mag vertrouwen op een superheld.  

Na een week waarin wetenschappers verboden wordt feiten te delen, waarin vrouwen en meisjes te horen krijgen dat ze het zelf maar moeten uitzoeken, waar de bouw aan de oliepijplijn keystone XL wordt hervat en waar als klap op de vuurpijl vluchtelingen de toegang tot Amerika wordt ontzegt weet ik dat het niet meevalt en dat die superheld niet gaat komen. We moeten zelf aan de bak.  

Ik zal dicht bij huis beginnen. Op 15 maart kiezen we in Nederland een nieuwe tweede kamer. Dat is over 43 dagen. In die dagen zal ik me inzetten voor zoveel mogelijk stemmen op partijen die.  

1. Staan voor een samenleving waar iedereen bijhoort en ongewenst gedrag wordt aangepakt.  
2. Die ervoor staat dat iedereen gelijke kansen moet krijgen en dat als je voor een dubbeltje geboren wordt je een rijksdaalder kan worden. 
3. Met volle energie willen gaan voor een volledig duurzame energie voorziening met alle kansen die daarbij horen. 

Ik kom uit mijn luie stoel en ik ga wat doen. In mijn geval door de verkiezings campagne van Groen Links te versterken. 

Hey All,

This blog post is in English because that is the language people use to find code snippets.

I just recreated the three scripts I use to automate my GTD discipline in Outlook 2007 and because this was the second time I actually created these scripts I figured it is a good idea to document them somehwhere.

Script 1: Create a task with the selected e-mail as attachment.

Sub CreateTask()

Dim olTask As Outlook.TaskItem
'Using object rather than MailItem, so that it
'can handle posts, meeting requests, etc as well
Dim olItem As Object
Dim olExp As Outlook.Explorer
Dim fldCurrent As Outlook.MAPIFolder
Dim olApp As Outlook.Application

Set olApp = Outlook.CreateObject("Outlook.Application")
Set olTask = olApp.CreateItem(olTaskItem)
Set olExp = olApp.ActiveExplorer
Set fldCurrent = olExp.CurrentFolder

Dim cntSelection As Integer
cntSelection = olExp.Selection.Count

For i = 1 To cntSelection
Set olItem = olExp.Selection.Item(i)
olTask.Attachments.Add olItem
olTask.Subject = olItem.Subject
If Not fldCurrent = "_Archive" Then
If olItem.Class = olMail Then
olItem.UnRead = False
End If
olItem.Move Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Folders("_Archive")
End If
Next

olTask.Display
'Set the due date for today
olTask.DueDate = Date
'Set the reminder for 3 hours from now
olTask.ReminderSet = True
olTask.ReminderTime = DateAdd("h", 3, Now)

'Saving the task item, so that in case I close it, I won't lose
'the items which were deleted after being attached to the task
olTask.Save

End Sub

Script 2: Moving the selected mail to your _Archive folder.

[vb]

Sub Archive()

Dim olTask As Outlook.TaskItem
‘Using object rather than MailItem, so that it
‘can handle posts, meeting requests, etc as well
Dim olItem As Object
Dim olExp As Outlook.Explorer
Dim fldCurrent As Outlook.MAPIFolder
Dim olApp As Outlook.Application

Set olApp = Outlook.CreateObject("Outlook.Application")
Set olTask = olApp.CreateItem(olTaskItem)
Set olExp = olApp.ActiveExplorer
Set fldCurrent = olExp.CurrentFolder

Dim cntSelection As Integer
cntSelection = olExp.Selection.Count

For i = 1 To cntSelection
Set olItem = olExp.Selection.Item(i)
If Not fldCurrent = "_Archive" Then
If olItem.Class = olMail Then
olItem.UnRead = False
End If
olItem.Move Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Folders("_Archive")
End If
Next

End Sub
[/vb]

Script 3: Check the subject of send items for [w] and copy them to the Waiting for folder

This script must be located in the ThisOutlookSession

[vb]<em>
</em></pre>
‘Place in ThisOutlookSession
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim copItem As MailItem
If Item.Class = olMail Then
If InStr(1, Item.Subject, "[w]") Then
Item.Subject = Replace(Item.Subject, "[w]", "")
Set copItem = Item.Copy
copItem.Move Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Folders("Waiting for")
End If
End If
End Sub

[/vb]

There are some tricks that are usefull if you go this route.
1. Add buttons and shortkeys to these marcros
http://www.techrepublic.com/blog/howdoi/how-do-i-create-custom-toolbar-buttons-in-outlook/146 – Start at figure C
2. Macro Security and certificates
http://www.howto-outlook.com/howto/selfcert.htm

For these Macros to work you need the following folder structure.

Inbox
– _Archive
– Waiting for

Enjoy these Macros

Wie herkent dit?

“Je komt een pagina op het web tegen waarvan je denkt die zou ik eigenlijk moeten bewaren. Op een goed moment ontdek je een dienst zoals pocket of iets dergelijks. Fijn! Dan kan ik gewoon in mijn RSS lezer of op mijn telefoon in Wonderreader of op mijn tablet in Flipboard of Zite op een knop rammen en dan staan al die pagina’s netjes onder elkaar om op een later moment te lezen…..

Maar dat moment later komt nooit. Want er is een reden dat je niet meteen die pagina leest en dat is namelijk dat je eigenlijk te veel informatie langs ziet komen en te weinig tijd hebt om er wat mee te doen. ”

Op dit moment ben ik Makers aan het lezen van de altijd inspirerende Chris Anderson (de schrijver van de Long Tail). Dit boek is lang niet zo baanbrekend als de Long Tail maar een ding krijg je er wel van. Namelijk zin om iets te maken. Gewoon een projectje om een beetje te hobbyen. Daarvoor heb je echter wel een probleem nodig om op te lossen. Vanaf nu is het bovenstaande probleem mijn hobby project.

Ik denk dat het toch nuttig is dat je regelmatig op die read it later knop drukt maar niet om die artikelen ook daadwerkelijk later te lezen. Er is iets in het artikel wat je op dat moment ziet  wat je interessant vind. Dat kan van alles zijn. Vaak komt het natuurlijk omdat het onderwerp van het artikel je op de een of andere manier triggert. Wat ik in dit hobbyprojectje wil bouwen is een website die alle artikelen pakt (vanaf een bepaald moment) die je gereaditlatert hebt en daar een soort trend analyse op los laat. Om te beginnen had ik gedacht een word cloud zodat je ziet of een bepaald woord meer of minder voorkomt. Vervolgens dacht ik zelf het instellen van het tijdsinterval zodat je van een bepaalde periode een word cloud kan maken. Misschien iets met de bron van de artikelen het tijdstip. Je kan volgens mij best leuke trends hieruit halen.

Het idee is dat als je gedurende de week vrolijk op de read it later knop drukt en je aan het einde van de week even door je pocket analyzer heen wandelt je trends opvallen die je gedurende de week niet bewust maar wel onbewust gemerkt hebt.

Goed ik ga aan de slag. Als het je een handig project lijkt ben ik benieuwd naar wat jij zou willen weten van de artikelen die je bewaart in pocket of instapaper?

Update:

Om dit voor elkaar te krijgen heb ik toegang nodig tot de Article API van pocket. Momenteel is deze API in maintenance. Als het goed is zijn ze mid januari klaar en krijg ik toegang.

Zoals ik hier eerder schreef heb ik na 10 jaar mijn contract bij Microsoft opgezegd en ben ik sinds 1 april werkzaam bij T-Mobile. Met name de eerste weken waren erg wennen maar nu na een maand of drie ben ik super tevreden dat ik de stap genomen heb. Dat is niet alleen omdat ik nu 10 minuten fietsen van kantoor woon of omdat ik echt het werk wat ik doe met super veel plezier doe. Het is gewoon goed jezelf af en toe in het diepe te gooien.

Ik ontdekte in de eerste weken van mijn nieuwe baan dat als je in zo’n nieuwe omgeving terecht komt niets meer vanzelfsprekend is. Als je echter 10 jaar bij een bedrijf werkt is alles vanzelfsprekend. Ik merkte aan mijzelf dat ik de laatste paar jaren bij Microsoft op reflex gewerkt heb. Ik hoefde bij niet na te denken schoot 9 van de 10 keer uit de heup en dat was bijna altijd raak. Dat voelt natuurlijk enorm vertrouwd en je voelt je on top of your game maar het daagt je ook niet uit om dat extra stapje te zetten, je beste beentje voor te zetten of een goede indruk te maken. In een nieuwe omgeving is dat natuurlijk helemaal niet zo. De eerste weken voel je je verdwaalt en denk je dat je niets kan. Dingen die zo vanzelfsprekend zijn als hoe maak ik een printje, hoe hef ik een mailtje aan, hoe zitten de afdelingen in elkaar zijn ineens niet vanzelfsprekend. Je moet over alles wat je doet nadenken. Dat lijkt heel vermoeiend (en dat is het ook) maar het geeft je ook de mogelijkheid om al je gewoontes eens tegen het licht te houden en je daarbij af te vragen of het eigenlijk wel effectief, leuk, prettig, zinnig is om dingen op de manier te doen van je reflex. Een voorbeeldje. Ik was bij Microsoft gewend om mijn mailtjes af te sluiten met ” Thanks, Bram” dat kwam doordat ik veel Amerikanen dat had zien doen. Toen ik dat bij T-Mobile deed besefte ik me ineens dat dat helemaal niet vriendelijk overkomt en ben ik daarmee gestopt. Als ik nu nog bij MSFT zou werken zou ik nog altijd sluiten met thxbye.

Het een keer goed nadenken over de gewoontes die je hebt is dus een voordeel van het opzoeken van een nieuwe omgeving. Het is natuurlijk ook het ideale moment om nieuwe gewoontes te starten. Zo had ik me al tijden voorgenomen om tijdens de werkdag minstens twee keer een blokje om te maken. Even een frisse neus hoofd leeg en weer verder. Bij Microsoft lukte dat maar niet. Waarom dat niet lukte al sla je me dood maar het lukte niet. Bij T-Mobile ben ik vanaf dat 0 ermee begonnen thuis werken of op kantoor weer of geen weer ik loop in de ochtend en in de middag een blokje om. Dat is een voorbeeldje en zo kan ik er nog wel een paar noemen.

Het derde en laatste grote voordeel is dat je bij een nieuwe organisatie een nieuwe start kan maken. Niet dat ik nu zo’n enorm donker verleden bij Microsoft had waar ik van probeer te vluchten toch merkte ik de laatste jaren dat het moeilijk was om bij Microsoft de stap te maken van de jongeling Bram die in 2002 was begonnen was naar de man Bram. Hoe gek dat ook moge klinken en het zat vooral in mijn eigen hoofd. Ik was degene die mijzelf niet serieus nam en daardoor kon ik niet die stap maken. Ik merk dat ik op het moment dat ik begon bij T-Mobile ik in mijn hoofd die stap gemaakt heb waardoor ik makkelijker dingen bereik dan ik dat bij Microsoft deed. Ik denk dat het feit dat ik in een volledig nieuwe omgeving ben daar enorm aan bijgedragen heeft.

Kortom! Ik heb het super naar mijn zin bij T-Mobile en ik gun iedereen af en toe de verfrissende ervaring van een niewe uitdaging in een nieuwe omgeving.

Hoe vaak lees je stiekum je mail als je in een meeting zit? Hoe vaak is je facebook, twitter timeline interessanter dan ontbijten met je kinderen? Hoe vaak heb je je boterham al half op als je van de keuken naar de tafel loopt? Wanneer was de laatste keer dat je niet op je telefoon gekeken hebt terwijl je in de speeltuin stond?

En dan heb ik het nog over fysieke aandacht en niet ergens anders aan denken als je met iemand staat te praten, je een boek of de krant leest, je je kind vraagt hoe haar dag was?

Meer doen met aandacht is een van de keuzes die ik gemaakt heb in deze maand waarin de afleiding minimaal was. De keerzijde hiervan is dat ik we ook vaker voor kies dingen niet meer te doen waar je niet de aandacht voor hebt.

Op 1 maart is het dan zover en ga ik weg bij Microsoft. Ik ben dan 10 jaar en vier maanden in dienst geweest van dit mooie en gekke bedrijf. Dat waren 10 hele mooie jaren en ook 10 voor mij vormende jaren (van mijn 24e tot mijn 34e).

Voordat ik bij Microsoft werkte was ik betrokken bij Bredband Nederland. Bredband was bezig om met een fiber to the curb oplossing telecom Nederland op te schudden. Ik heb toen tegen iemand gezegd:” Als ik nog voor een bedrijf wil werken is het Microsoft.” Ik heb toen op een goed moment de daad bij het woord gevoegd en een sollicitatie brief gestuurd met ongeveer de volgende strekking: Mag ik alsjullieblieft bij jullie komen werken. Het maakt niet zoveel uit wat ik ga doen als het maar voor jullie is. Ik kreeg prompt een automatisch antwoord terug van het recruitment system. “Dankuwel voor uw sollicitatie bij Microsoft wij hebben uw brief en CV in onze database opgenomen. Als u binnen een jaar niets van ons hoort verwijderen wij uw sollicitatie en kunt u het nog een keer proberen.” Na deze bemoedigende mail vergat ik de sollicitatie. Een maand of vijf later was ik met een aantal vrienden aan het zeilen in Friesland en out of the blue werd ik ineens gebeld door Microsoft HR. Ik zie me nog staan op dat eilandje bij Sneek.

Later vertelde de manager die mij aangenomen heeft dat ik ook eigenlijk niet helemaal aan de selectie criteria voldeed en dat het een soort gokje was. Een gokje wat hem later veel tijd gekost heeft want ik beviel wel en hij is daarna altijd breder gaan uitnodigen voor sollicitatie gesprekken zonder dat daar verder ooit iets uitgekomen is.

Ik begon bij Microsoft op 1 november 2001 als Permier Support Engineer in het Personal OS team. Het was aan ons de schone taak om de telefoon op te nemen als klanten met een premier support contract (over het algemeen top 100 klanten) een probleem hadden. De incidenten liepen uiteen van grote multinationals die niet meer konden mailen tot pin automaten die een blue screen of death hadden. Ik heb vooral in de eerste jaren gierend veel geleerd. Allereerst over technologie en hoe je problemen aanvliegt maar daarnaast ook hoe je op een nette manier met klanten communiceerd, project management (elke case is een klein project), werken in interationale teams en veel meer.

Een van de leukste ontwikkelingen die we bij Microsoft Premier Support meemaakte in de periode dat ik er zat was dat we voor het eerst formeel toegang kregen tot de Windows bron code om problemen mee op te lossen. Dat was voor mij echt een Matrix moment. Het product waar je je hele leven mee gewerkt hebt en wat altijd als een soort muur gold waar je op een goed moment tegenaan liep werd ineens transparant. Je kon ineens onder de motorkap kijken en zien wat de mensen die Windows gebouwd hebben dachten toen ze het in elkaar zetten. Die eerste maanden nadat we source access hadden waren echt heel gaaf. Hierdoor gingen we ook dichter samenwerken met de Windows teams in Redmond en ben ik ook twee keer op stage geweest bij het Windows team. Dan verliest het product nog een beetje van zijn magie maar rondlopen op de Microsoft campus en daar je eigen kantoortje hebben al is het maar voor een maand gaf een heel bijzonder gevoel en als het goed is zitten er nog steeds stukjes code van mij in Windows wat ook een bijzonder gevoel geeft.

Na 4 jaar in het product support  was het tijd om iets anders te gaan doen. Dat anders werd als Solution Architect aan de slag in de Microsoft Mediaroom devisie die toen nog MSTV heette. Mediaroom is een platform voor telecom operators voor het doorgeven van een televisie signaal over internet technologie. Dit product was nog voordat het goed en wel af was verkocht aan AT&T, British Telecom, Deutsche Telecom, Swisscom en nog een aantal andere grootte telecom providers en er was beloofd dat het product klaar zou zijn voor het WK voetbal in Duitsland. Dat hebben we geweten.

Ik begon vlak na de winter en heb tot het WK standaard dagen gedraaid van 16 uur. Ik werkte vanuit Amsterdam om alle Europese projecten te bedienen en mijn week zag er meestal als volgt uit. Op maandag werkte ik vanuit het kantoor in Schiphol Rijk waar we een lab hadden wat testen deed voor alle projecten in Europa. Op dinsdag ochtend vroeg (6-7 uur) vloog ik naar een van de projecten. Dat kon DT in Darmstadt zijn maar ook BT of naar Zurich daar werkte ik dan tot we het pand uitgeschopt werden de volgende dag vloog ik dan weer vroeg door naar het volgende project waar ik dan vaak twee dagen bleef en donderdag avond kwam ik weer thuis. Vrijdag kon ik dan in het lab alle testen draaien die we de hele week hadden opgehaald en het was niet zelden dat die testen het hele weekend doorliepen.

In mijn tijd bij Mediaroom heb ik geleerd hoe tijdsdruk elke productplanning vloeibaar maakt en hoe diezelfde tijdsdruk funnest is voor de mensen op je project. Het was ook erg gaaf om code die de vorige dag nog gemaakt was de dag erna in te moeten zetten in grote testplatformen met alle uitdagingen van dien. Wat me vooral is bijgebleven is het team van veel te slimme mensen die met z’n allen zeiden: “Natuurlijk gaan wij het WK halen!”. Ook als helemaal niets meer werkte en de klant het pakket van eisen op een vrijdagnamiddag verdubbelde. Zolang je zegt dat je het gaat halen kan je het halen en tijdens het WK in Duitsland keken de eerste paar duizend klanten via ons platform naar het voetbal in HD.

Op een avond dat ik volledig gaar in mijn hotel kamer aankwam was er een mailtje van de manager die mij ooit had aangenomen binnen Microsoft. Hij was inmiddels de DPE Director geworden binnen Microsoft Nederland en hij vroeg mij of het niet hoog tijd werd dat ik weer voor hem kwam werken. Op dat moment was mijn vrouw net zwanger en begon ik het reizend bestaan wel een beetje beu te worden. Zo gezegd zo gedaan. Op 1 juli begon ik als Hosting Evangelist binnen het Developer en Platform Enthousiastme (Evangelisme) team. Ik heb al eens uitgelegd wat DPE doet in een eerder post. In het kort komt het er op neer dat DPE verantwoordelijk is voor alle programmeer gerelateerde producten (Visual Studio, SQL Server etc) en alle andere producten zolang deze als platform worden ingezet. Dus de ervaring die iemand heeft bij het bouwen van software voor Windows, Windows Phone, Windows Azure is in de invloedsfeer van DPE.

Al snel werd mijn title als Hosting Evangelist omgezet naar Web Evangelist en kort daarna werd ik door mijn manager benoemt tot officieuze menner van de “dode paarden”. Daar waar het niet zo goed ging met het Microsoft platform daar kwam je mij tegen. Het begon met opnieuw een connectie maken met website bouwend Nederland. Terwijl wij even niet opletten was heel website bouwend Nederland met PHP aan de slag gegaan met als gevolg dat Windows Server als web server niet zo goed ging andere projecten waren onder andere Internet Explorer en Windows Phone. Bij web developers was Microsoft ook een beetje uit het oog verloren. Ze kwamen ons nergens tegen. Het opnieuw contact zoeken met deze partijen en developers vond ik een van de leukste dingen die ik gedaan heb bij Microsoft. De stemming binnen de web community was tussen onverschillig (“Ik heb Microsoft helemaal niet nodig”) tot ronduit negatief (“Door Microsoft en IE6 kost elk project 2x zoveel tijd en Microsoft == Evil”). Het contact zoeken met sleutelfiguren in de PHP community en bij de grote projecten als Drupal en WordPress vond ik erg leuk en het sponsoren en aanwezig zijn op open source community events was altijd weer spannend.

Een van de andere doelgroepen waar we het contact een beetje mee kwijt waren was de creatieve industrie. Op een goed moment kwamen we in contact met de Picnic organisatie (www.picnicnetwork.org). We vonden geld voor het sponsoren van het Picnic Event in 2009 en hebben daar toen Microsoft neergezet zoals Microsoft bijna nooit wordt neergezet. In zijn volledige breedte. Van Windows Client tot cloud van MSN Advertising tot Xbox van Expression Studio tot Surface alles bij elkaar in het Microsoft Creative Park (een soort speeltuin). Als ik terugkijk op 10 jaar Microsoft was dit echt by far het hoogste hoogtepunt.

In mijn tijd bij DPE heb ik ook geleerd om maximaal gebruik te maken van het werken in een organisatie zo groot en breed als Microsoft en impact te maken in de markt op een andere manier dan dat zelf te doen. Het inzetten van marketing kanalen, influencer marketing samenwerken en bouwen op communities en hoe je als kleine afdeling maximaal impact kan maken.

Time flies when you are having fun en dat deed het ook bij DPE voor ik het wist zat ik ook daar weer bijna 4 jaar en was het tijd voor iets nieuws.

Het afgelopen anderhalf jaar werkte ik in het Partner Strategie en Programmas team. Ik was verantwoordelijk voor het ondersteunen van partners in de veranderingen die op ze af komen door de introductie van cloud computing. Daarnaast was ik de lead van een van de strategische initiatieven waarin ik samen met een team vanuit de hele sub samenwerkte. Elke keer als ik nadenk wat voor een impact cloud computing op ten duur zal hebben word ik nog steeds helemaal enthousiast. Ik denk dat we over een jaar of vijf terugkijken en tegen elkaar zeggen. Weet je nog…. dat je zelf een server had die je dan in een rek moest hangen. Ongeveer op dezelfde manier als we nu terugkijken op de tijd voor het internet of misschien zelfs wel de tijd van voor de grafische user interface. Samen met partners de eerste stappen zetten op weg naar die toekomst is super gaaf. Het feit dat we het allemaal niet weten hoe het uiteindelijk zal worden maakt dat je nu een hoop kan pionieren in innoveren. De dingen waar ik met het meeste plezier aan gewerkt heb zijn het partner onboarding programma Winning Together with Windows Azure en de Windows Azure Accelerator Tool. Beiden maken iets complex als het cloud application platform Windows Azure inzichtelijk en minder eng en ik vind het jammer niet meer te zien wat er in het vat zit. Maar goed partir est mourir een peu en je moet afscheid nemen van het oude om ruimte te maken voor het nieuwe.

Per 1 april begin ik als Senior Product Manager bij T-Mobile alwaar ik me bezig ga houden met onder andere cloud en apps dus we komen elkaar nog wel tegen.

Wat ik het meeste zal missen als ik weg ben bij Microsoft? Dat zijn de mensen. Wat ontzettend veel kwaliteit bij elkaar met allemaal dezelfde can do mentaliteit. Ik herinner me dat ik een paar jaar geleden kennis maakte met een nieuwe collega. Na een half uurtje praten vroeg hij of we hem in de maling namen? Ik begreep zijn vraag niet. Hij vertelde dat hij in al zijn kennismakingsgesprekken positieve enthousiaste collega’s was tegengekomen die hem het gevoel gaven dat ze de wereld aan het veranderen waren. Niemand had tegen hem lopen klagen of hem gewezen op niet werkende processen, niemand was negatief. Dat was voor mij na 7 jaar Microsoft dus ik zag dat niet meer maar na dat gesprek ben ik er wel extra van gaan genieten en ik hoop dat ik dat ook in mijn nieuwe werk omgeving tegen zal komen.

Ik heb genoten van de passie, drive, gevoel voor humor, inspiratie, collegialiteit, technologie, wil om te leren, vrijheid, empowerment, vertrouwen, mogelijkheden, discussies, drankjes samen, frustraties, feestjes, dat ik hierbij mocht horen, ambitie, reizen, offsites, _ruimte voor _ruimte dagen, enthousiasme, het nieuwe werken,  Picnic, stages in Redmond, competitie, telefoontjes, compassie, fietstochten, impact, kennis, feedback, voorbeelden, uitdagingen, problemen, slap geouwehoer, getwitter, innovatie, brainstorms, can do mentaliteit, koffies, commitment.

Goed het zit er dus op 10 jaar Microsoft. Het is gezien, het is niet onopgemerkt gebleven.

One of my colleagues yesterday saw my inbox with only 3 mails in it and asked me: “How is it possible that you only have 3 mails in your inbox?”. I started talking to him about the great post by Boris on how he finally and permanently cleaned his inbox. After that I talked about the learning I got from Getting Things Done and Making Ideas Happen.

He looked a little desperate and told me: “I’m doing all that stuff.” He showed me. He is a piler and not a filer so he is working with a single archive folder. He created an Outlook Quick step to move files to this archive folder. With every mail he opens he thinks can I fix this in 2 minute or else he moves it to a task.

With all these great habits he still has an inbox with over 300 read mails that is killing him because he isn’t moving them faster then they are comming in.

This conversation was like  a rock in my shoe the rest of the day. Why is it working for me and isn’t it working for him?

As always the revelation hit me this morning under the shower.

When he showed me the way he was working was that he is revisiting e-mails all the time. He sees it on his mobile and it stays in his inbox. He then sees it in outlook and because he is overwhelmed he quickly moves to the next unread e-mail. He doesn’t have time to clean his inbox so the mail stays in it and he has to touch it again and again.

The thing you have to add to the great ideas like GTD and MIH is that you should NEVER touch an e-mail twice. If you don’t have time to respond under 2 minutes, file or create a task after reading an e-mail. DON’T OPEN IT. Plan time to do e-mail and don’t try do your mail while multitasking (should you be multitaskig at all?).

This week a colleague send our team a mail with a system he build on Sharepoint for us to share knowledge, skills and favors within our team. The tool looked like a lot of work he really thought it through. You can connect the tool to Outlook so you can see all the new requests automatically or connect it to your RSS reader if that is the way you gather information.

It is to bad this tool will never be used.

This is an example of over tooling. I’ve seen this so often. There is an idea about sharing information and the first thing that is done is build a tool for it. The problem with this tool is that it isn’t there to make a going process easier but to start a process and this will never work. If you want to start a process in a team start that process with whatever means that are already used by the team of people and create behavior. If this behavior is there and people are complaining that the process is cumbersome because there is no tool for it. Only. Then and only then you should build a tool. Until that is the case use your energy on getting the behavior going.

In the old days my mother used to take pictures until her roll was full. Then she would take the filled roll to the photo shop where they printed the pictures. Once per year she took all photos and created one or more albums out of them. Those albums are chronical and physical artifacts that contain the images of her life.
Easy peasy the only thing was a fire or flood that could wipe them out which luckily never happened (knock on wood).

Enter digital photography. Basically the same principle applied. My mother takes pictures until her sd card is full. In stead of going to the shop she could put the pictures on her (single) pc. She stopped creating albums and we create a backup every once in a while which mitigates the risk of fire and floods.

Life was pretty simple so far. Then multiple PC’s started to appear. Where before all photo’s were on the same machine now the pictures are scattered between them because sometimes it is more convenient to import your pictures on your laptop and sometimes it’s convenient to import them on your PC.

Can you guess the next complicator? … Exactly more camera’s and camera’s in phones.

By this time the whole photo issue comes down to policy and all the technology in the world cannot bring this all together.

1. Always use the same convention when importing photos.
2. Copy the photos to the same location.
3. Think about automatic backup strategy
4. How can you access your photos from anywhere in the world (I use and am really happy with Carbonite)

It would be really cool if a platform takes over this hassle. The caveat, it must be multiplatform and it must be easy to add new sources of pictures and new storage locations. All known platforms lacks at least one of the above.

If you know of such a platform please let me know.

I always read on my Kindle device before I go to sleep. The next day I commute to work using public transportation. When I open Kindle on my mobile phone it asks me if I want to continue where I left off before I dozed of. When I return home I usually catch up on industry world news on my iPad. After I’ve done that I often times open the iPad Kindle app and I can continue reading where I stopped when I arrived at the station.

I really love the way I get a continuous experience regardless of the device I use. Why are there so many services that don’t do this.

• Why doesn’t Twitter (or tweetdeck) sync the furthest read tweet so I have to scroll through my timeline when I move from my phone to my laptop.
• Why doesn’t Spotify load the queue I was listening on my phone when I start Spotify on my desktop (I know they know when I switch between the desktop app and my mobile device)?
• Why does Zite keep showing me stuff I’ve already seen?
• Why doesn’t Facebook keep track what items I have and haven’t read?

Some services do get it.

• Exchange syncs my read and unread mails between phone, pc, tablet, web and more.
• ….
• ….
• I honestly can’t think of a third one.

I’m calling on everyone who is planning to build a service to keep multiple devices in mind when architecting it.

P.S. Don’t you love my new theme? Minimalism is the new new black.